Hinweise zur Datenverarbeitung

Datenschutzerklärung – Informationen zum Datenschutz

Gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO informiere ich als Verantwortlicher– Rechtsanwalt und Notar Erik Koopmann, Alte Landstr. 1, 22885 Barsbüttel –

über die Verarbeitung von Daten, die ich von den Mandanten selbst oder von beauftragten Dritten – z. B. Steuerberater, Makler, Rechtsanwälten, Kreditinstituten – erhalte, wie
z.B. Daten zur Person, Vorname, Zuname, Geburtsname, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geburtenregisternummer, Anschrift, Telekommunikationsdaten, steuerliche ID Nr.,

Daten zur familiären Stituation und zu den Vermögensverhältnissen zur Abfassung von Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen, Daten zur Beurteilung der gesundheitlichen Situation z.B. bei Testamenten zur Beurteilung der Testierfähigkeit, Daten über
Giro- und Darlehenskonten, zudem Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handelsregister, Vereinsregister.

Gemäß Artikel 6 DSGVO erfolgt meine Amtstätigkeit als Notar und somit als Träger eines öffentlichen Amtes in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse des öffentlichen Interesses liegt, nämlich im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege.

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die beauftragte notarielle Tätigkeit entsprechend den geltenden Amtspflichten durchzuführen, wie z. B. zur Fertigung von Kaufverträgen, Grundschuldbestellungen, Testamenten, Erbverträgen, und anderen Urkunden, auch für die Beratungstätigkeit.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt daher stets aufgrund der geltenden berufs- und verfahrens- rechtlichen Bestimmungen, die sich aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben, aus diesen Bestimmungen ergibt sich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung
zur Verarbeitung der hierfür erforderlichen übermittelten Daten.

Gesetzlich bestimmt ist für die Verarbeitung der Daten eine Verschwiegenheitspflicht
des Notars und seiner Mitarbeiter und sonstiger vom Notar beauftragter Personen. Weitergegeben dürfen die Daten lediglich zur Erfüllung von Mitteilungspflichten, z.B. gegenüber der Finanzverwaltung, in aller Regel ist das hier das Finanzamt, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Nachlassregister, Betreuungsgericht, Familiengericht, Behörden.

Wegen der Standes- und Dienstaufsicht ist ggfs auch die Weitergabe von Daten an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde erforderlich, diese unterliegen einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht.

Daten werden darüberhinaus nur dann weitergegeben, sobald ich hierzu von
den Mandanten beauftragt werde, diese mich zur Weitergabe verpflichtet oder die Weitergabe beantragt haben.

Personenbezogene Daten werden an Drittländer nur auf besonderen Antrag des Mandanten
und nur dann, wenn ein entsprechender Urkundsbeamter im Drittland ansässig ist, weitergegeben.

Es gelten für die Zeiten der Speicherung der Daten gem. § 5 DONot – Dienstordnung für Notarinnen und Notare – folgende Aufbewahrungsfristen:

Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich gesondert aufbewahrter Erbverträge (§ 18 DONot) einhundert Jahre.
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: dreißig Jahre.

Nebenakten sieben Jahre.
Der Notar kann hier eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen,
z. B. bei Regressrisiko und Testamenten.
Nach dem Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, die Papierunterlagen vernichtet.

Möglich ist allerdings die Verpflichtung zur längeren Speicherung von Daten aufgrund
von handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen sowie berufsrechtlichen Vorschriften z. B. zum Zweck der Kollisionsprüfung. Diese Verpflichtung ist gedeckt von
Art. 6 DSGVO.

Folgende Rechte haben die Mandanten:

Auskunft über vom Notar verarbeitete personenbezogene Daten, Auskunft über den Zweck der Verarbeitung, Auskunft über die Stellen und die Personen, an die die Weitergabe der Daten erfolgte, Auskunft über die Dauer der Speicherung der Daten und Auskunfte über die den Mandanten
im Zusammenhang mit Verarbeitung, Weitergabe und Speicherung zustehenden Rechte.

Sie haben das Recht, die Berichtigung ihrer unzutreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen sowie die Ergänzung unvollständiger.

Nach Art. 17 DSGVO haben die Mandanten das Recht, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen, sofern ein gesetzlicher Grund vorliegt und die Verarbeitung der Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden, z. B. während der Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch geprüft wird oder ggfs der Antrag auf Löschung abzulehnen ist gem. Art. 18 DSGVO.

Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung bei einem Erfordernis zur Wahrnehmung des öffentlichen Interesses oder der Ausübung des öffentlichen Amtes des Notars, wenn Gründe für den Widerspruch sich aus der besonderen Situation des Widersprechenden ergeben.

Sie haben das Recht sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an den Schleswig-Holsteinischen Datenschutzbeauftragten zu wenden.

Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragte des Notars Erik Koopmann ist die Rechtsanwältin Eva Koopmann, Hammer Steindamm 44, 22089 Hamburg, Tel. 040 6526861, Fax Nr. 040 680086.

Sollten Sie Ihre Daten im Sinne der einschlägigen Gesetze nicht als korrekt verarbeitet, geschützt oder gelöscht erkennen, wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte.